業務上他の会社に宅配便を送る場合、その伝票の書き方がわからないということはありませんか？
伝票の宛名には「様」と書かれていますが、会社宛の場合は「御中」に書き直した方がいいのでしょうか？何個も送る場合の伝票の書き方は？
社会人として宅配便の伝票の書き方のマナーを理解しよう！会社宛の宅配便の伝票の書き方について説明します。
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宅配便の伝票の良い書き方とは？
会社勤めしていたとしても、普通に生活していたとしても、宅急便の伝票を書く機会があると思いますが、それには良い書き方があるのでしょうか。
ここで少しポイントを抑えて行きたいと思います。
ある宅急便に勤めている人からの、ビジネスマナーの視点からのポイントですが、1つ目は、会社名の場合は「様」を消して「御中」に書き直しましょう。
当たり前ではありますが、「様」は個人に向ける敬称なので、団体のときは「御中」を使います。
2つ目は住所欄には会社名を書かないようにしましょう。
会社に送るときの例を書いておきます。
ＯＯ県ＯＯ市ＯＯ町12-34
ＯＯ株式会社 ＯＯ支店
このように書けていれば、問題はないと思います。
自分が書いている宅急便の伝票をチェックしてみればよろしいのではないでしょうか。
宅配便の伝票の書き方で「様方」や「気付」はどんな時に使用する？
宅急便の伝票の書き方ですが、「様方」や「気付」はどんなときに使用するのでしょうか。
まず、様方ですが、受取人様の苗字と世帯主の苗字が異なる場合に使用します。
相手の方が個人宅なのか、もしくは下宿をしているのか、ルームシェアをしている方でも、使い方は「様方」を使っているようです。
他には、「様方」以外にも、「御中」や「気づけ」という表現方法もあります。
使用方法ですが、「御中」は送り先が会社名や部署名になっていて、個人名がわからない場合ですが、「様」を使用するほうが、無難なようです。
気付に関してですが、相手の方が一時的にその場所にいる場合に使用するようです。
書き方としては、「ＯＯ会社気付 〇〇〇〇様」のようになってきます。
複数の荷物を送る場合の宅配便の伝票の書き方は？
宅急便の伝票を書くときですが、複数の荷物を送るときはどのように書けばよいのでしょうか。
複数口伝票というのがある場合があります。いくつ荷物を送りたいのか伝えると、親伝票や補助伝票のようなものをくれて、その二つをつかって、５つまで対応できるようです。
５個以上のときは、同じセットをもらって、書くことになります。
ここに、その親伝票の書き方を参考までに記しておきます。
- 太線枠内にボールペンで強く書く。その際、油性ボールペンの方がお勧めです。
伝票には、品名やサイズなどを書く欄がありますので、記載します。
複数ある場合は、箱に番号を記載しましょう。 - 荷物が3-5の場合
補助伝票を書いておきます。お届け先と配達指定日を書きます。そして、品名とサイズを記載しておきます。
会社宛に宅配便で荷物を出す場合のマナーについて
会社宛に宅急便を送るときですが、その際のマナーについてここで触れておきたいと思います。
その際ですが、受け取った人の気持ちを考える必要があります。送る荷物に傷がつないように、梱包もしっかりしましょう。
梱包ですが、クッションを使ったり、新聞紙を使ったりして、送る荷物に安定感がでるようにしましょう。
- 送り状を添える
荷物を送るときに添えるのが、送り状です。中身をしっかりしていれば大丈夫というわけではありません。送り状があることで、礼儀を示すことができ、また、送られた側が内容を確認することができます。 - 発送完了のメールを送る
荷物を送ったからそれで終了という訳ではありません。相手の会社に対して「荷物を送りました」と言う内容のメールを送りましょう。その際、到着日がわかるのであれば、それも記述しましょう。受け取る側がいつ荷物が到着するかわかるのは、助かると思います。また、メールを送信することによって、荷物を２回送るミスを防ぐことができると思います。
宅配便の伝票の宛名の書き方のルールについて
宅急便の伝票を書くときですが、書き方のルールがあるので、それをここで紹介しておきたいと思います。
宛名の書き方ですが、会社に送る場合ですが、「社名、部署名、名前、様」の順番に記述します。
その場合、個人名がない場合もあると思います。その場合は部署名に敬称をつけましょう。
部署名が長いときもあると思います。略したいと思うかもしれませんが、略さずに書きましょう。でも、スペースが足りないときもあると思います。その場合は、文字が小さくなりすぎるときは、略しても問題ないと思います。略し方ですが、一番初めと最後は必ずかくようにしましょう。
宅配便の伝票の宛名は部署名がつくと敬称が変更になる
名前のあとに役職名がつく場合ですが、そのままであて先として成り立ちます。例えばＯＯ課長ならそのままであて先として成り立つのです。
上記のことを踏まえた上で、適切な書き方で宅急便の荷物を送りたいですよね。相手側にもマナーがある人だなと思われるのではないでしょうか。
