給与明細の保管期間は個人でどのくらい?保管方法とポイント 

会社から給与明細をもらってすぐに捨てていませんか?

給与明細を何年も放置して捨てどきに困っていませんか?

個人でもらう給与明細は、いつでも確認できるようしっかり保管しておくことが大切です。では、何年分保管期間を設けるといいのでしょうか。

毎月もらう給与明細の保管方法についてもご紹介します。

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給与明細の保管期間は個人でどのくらい必要?

会社務めをしていると、給料明細って気になると思います。必要な時には、いつでも確認できるように保存しておくべきだと思いますが、一体個人の給料明細の保管期間ってどの位なのでしょうか?

すぐ、給与明細の提出を求められるケースもありますので、ある程度の給料明細を保存しておいた方が良いと思います。

最低でも、1年間分は保存しておきましょう。基本は2年間分になります。

労働基準法において、賃金請求や雇用保険料の時効は2年です。その事が頭にあれば、給料明細も2年間分保存しておけば、いざという時にも対応できることになりますよね。

最低、2年間の保存、それを目処にして保存しておきましょう。

給与明細は個人で最低でも2年の保管期間が必要!その管理方法は?

個人の給与明細ですが、最低でも2年分保存しておくことが、基本になっていることを、上記では触れてきました。

次に、個人でも最低2年間の給与明細を保存しておくことが大切なことはわかりましたが、実際、どのように管理しておけばよいのか、管理方法について紹介していきたいと思います。

ここで大切になってくるポイントですが、

  • 自分の給与明細をいつでも確認できる状態にしておくこと
  • 自分の給与明細を確認する癖をつけること

になります。

パソコンで管理することも良いと思います。ただ、原本でないと、認められないケースもあるので、原本で保存しておくと、より安心に繋がります。

最低限2年分の原本を保存しておいて、それ以上過去の分ですが、シュレッターなどで廃棄する、良い保存方法だと言えるのではないでしょうか。余分な分は廃棄してしまいましょう。

個人の給与明細同様2年の保管期間が必要なものと出来れば保管したいもの

個人の給与明細ですが、パソコンなどに保存しておくこと、また原本の提出を求められることもあるので、2年分の原本を保存しておくと、より安心なことを上記ではみてきました。

次に、個人の給与明細は、原本を2年保管しておく事が大切になってくることを見てきましたが、他にできれば保管しておきたいものをみていきたいと思います。

  • 源泉徴収票
  • 保険関連の書類
  • 家具・家電の保証書

源泉徴収票も給与明細と一緒に保管しておくべきです。また、保険関連、家具・家電の保証書も保証期限が切れるまでは保管し、切れたら廃棄しましょう。

家具・家電関連もいざという時は、保証期限がある限りは、保証を受け取ることができますよね。面倒くさいっと思われるかもしれませんが、期限内は保存しておきましょう。

給与明細だけではなく、源泉徴収票や保険関連は、確定申告の時に必要になってくるケースもあると思います。その他のケースでも、提示を求められることもあると思うので、できるだけ、保管して、必要な時にすぐに提示することができるようにしておきましょう。

2年の保管期間が必要な給与明細、保管しておく意味とは?

個人の給与明細同様、源泉徴収票であったり、保険関連の書類は、期限までとっておいた方が良いことを先程はみてきました。

次に、上記でも、給与明細は、2年間保存しておくと良いことを見てきましたが、どうして2年間保存しておく意味があるのか、その意味についてみていきたいと思います。

「雇用保険、所得税、住民税の確認ができる」

給与明細を見ることによって、どれだけ上記の税が引かれているのかが確認することができます。その為、給与明細の確認、保管が必要となってくるのです。

「会社が倒産した時の為」

ある日、突然会社が倒産することもありえます。その時に、失業保険であったり、未払いの給与を請求するのに、給与明細は役立ちます。いざという時の為に、給与明細の保管は証明や請求に役立つんですね。是非、保存しておきましょう。

保管期間が曖昧になる給与明細のウェブ化、その問題点とは?

給与明細の保管期間をどうして2年も持つ必要があるのか、それはどんな税金を払っているのか確認するため、また会社が倒産した時に、失業保険の請求や、未払いの給与を請求する時の証拠になるためであることを先程はみてきました。

最後に、給与明細って、今はコンピューターで管理されていることも多々あると思います。そういった場合の給与明細のウェブ化で指摘される問題点をここでみていきたいと思います。

ウェブ化の問題は、従業者がパソコンやスマートフォンを使えないと意味がありません。また、印刷するのに、紙が必要になるケースも出てくると思います。何事にも言えますが、何かが簡素化されると、デメリットも生まれて来ると思います。

ただ、それ以外の点では、メリットが多い事も事実です。コンピューターが復旧している時代ですので、給料明細もウェブ化に対応していかなくてはいけないのかもしれませんね。